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行政不簡單!我用3招成為團隊凝聚力的推手

陳佳吟, 行政人員 Apr 18, 2023

好的團隊是企業的核心。2021年台灣疫情爆發,許多企業都採取了 Work From Home ( WFH ) 的工作模式,五倍紅寶石也是其中之一,剛好在這個時期公司迎進了一波新員工,但在遠端的狀況下,同事之間的談話內容最多只有公事,彼此間連對方長什麼樣子都不清楚。當 WFH 結束後,新進同事們要如何適應新的環境、融入團隊,這次想用 BAR 架構來分享。

《BAR 架構》
Background 背景:背景脈絡 or 遭遇的困難點 / 挑戰點
Action 行動:我做了什麼 or 我所付諸的努力
Result 結果:事件的成就 or 劣勢改善 or 個人收穫

理解需求

實例一:

Background:剛恢復實體上班,因為大家都還不熟悉新環境及新夥伴,所以交流還是跟遠端的時候一樣,除了公事沒什麼好說。
Action:這時我規劃了一個名為「Tea time」的公司內部小活動。

《Tea time》
- 前期:分享自己有興趣的東西,主題不限
- 後期:對同事提問,每一輪有不同的同事針對其他人問的問題設計選項,活動時分組進行積分搶答
- 每週五 14:00
- 當天公司請飲料 or 點心

之所以規劃這樣的活動,主要是為了促進同事間的熟悉度,因為在不熟悉的狀態下,就算有時候想開點玩笑都會怕踩到對方雷點、想聊天卻不知道可以聊些什麼,所以讓大家分享自己有興趣的事。
這個活動規劃在每週最後一天上班日的下午,是因為通常這一天同事們比較沒有那麼忙碌,也因為是放假前一天,希望能夠給同事們帶來些輕鬆的感覺。
前期讓大家分享兩次自己有興趣的事物,藉由這兩輪的分享,同事們彼此間瞭解的差不多之後,我便改變活動方式。
後期就不再是由同事自己分享,而是改由其他同事去問出想要了解的事情,不管是過往經歷還是八卦,只要不失禮貌就可以:)
之後再用分組搶答猜題的方式進行,這個設計是考慮到有些同事想不到能分享什麼,還可以知道經過了一段時間同事對彼此有沒有更熟悉。

Result:活動開始到現在歷經兩年左右,公司的氣氛也從安靜變得熱絡,時不時開些玩笑,私底下也會約個飯局,團隊關係史上最緊密。

實例二:

Background:除了公司內部的小活動外,因為平常大家都是盯著電腦做自己的事,要談公事也頂多是跟自己的組員,跟組員以外的同事也沒有其他交流。
Action:為求整個公司能夠有一個團隊的感覺,我還規劃了 Team Building 活動

Team building
- 促進公司「整體」團隊合作
- 與平時沒有接觸的人交流

之前規劃的 team building 活動有

  • 密室逃脫:2021/11/20 規劃了以解謎為主題的密室逃脫,不僅考驗團隊默契,夥伴之間思考模式的碰撞也是了解對方最快的方式。
  • 陽明山春遊:2022/4/9 考慮到平常工作長時間在辦公室坐著,缺少出外踏青的時間,所以我們去陽明山採了海芋。一起做一些平常不會做的事情,想必可以成為特別的回憶。
  • 賽車:2022/10/29 這個時間不管是因為專案分組,還是同事私交,公司內部有各種大家平日慣常互動的小圈圈。為了打散這樣的小圈圈,我們去了 Top Time 賽車模擬器玩一場競賽,特別請老闆幫我們將所有同事依性別、專案小組、平日小圈圈等全都分開,重新組隊進行賽車競賽,讓平時沒什麼交集的人,可以一起合作贏得比賽,培養團隊意識。
Result:Team building 辦在假日,且非工作場合,能看到更多同事與平時工作不同的一面,不論主管或員工相處起來都少了隔閡,將這樣的氣氛延續到上班日,工作起來也變得更輕鬆了些。

實例三:

Background:到了聖誕節這一年一度的博弈日(誤),也是要跟上世界節日來點儀式感:交換禮物。但對於交換禮物這件事普遍的反應都很兩極,大部分人最害怕的就是自己認真挑了禮物,但收到的禮物卻是個不予置評的東西。
Action:歷經了兩年的聖誕節,兩次的玩法都不一樣,除了有新鮮感之外,也將活動細節規劃的更完善。

為了維護禮物的品質,訂了禮物金額至少要 300 元這個基礎規則,來看看交換禮物可以怎麼玩吧~

  • 2021年,寫下與自己買的禮物相關的三個詞條,當天進行抽籤,依據籤上三個詞條的提示來決定要或不要這個禮物。
  • 2022年,依照同事許願的一個提示詞條購買禮物。在活動當天猜是誰許的願,也猜對方想要的禮物是什麼,藉此看出對同事的喜好&需求有多了解。
Result:兩次的活動都有相對安全及刺激的地方。第一年是可以自己決定要不要抽到的禮物,但不知道這三個形容詞是否符合自己想像的東西。第二年是可以自己許願,這樣就排除了一部分自己不想要的東西,保障禮物的品質。雖然不知道同事有沒有 get 到自己的期望,但這就是刺激的地方了:收到想要的東西會非常的開心,如果跟自己想要的不太相符也不會失望,至少不是什麼爛東西。

成功避免其他公司可能發生的聖誕節交換禮物慘案,是個皆大歡喜的結局。

總結

規劃活動看似簡單,但其實要辦好一個活動,裡面全都是細節。每個細節的協調,包含場地挑選、預算規劃、流程安排等等,只要把這些細節做好,活動就越順利,效果就越好。所以首先要知道的是:

  • 辦活動的目的是什麼
  • 辦什麼樣的活動可以達成想要的效果
  • 預算有多少

這是辦團體活動的重點核心,活動內容都將圍繞這個目的去進行,所以可以試著思考「為了達成xxx的效果,這個規劃是有必要的嗎?」、「安排xxx可以達到哪些效果」等等,從最終想達成的效果反推自己的安排,這樣便可以更有效率且精確地達到目的。

再來,需要思考的是:

  • 流程的安排
  • 活動與團隊的適配度
  • 活動過程中可能會出現的突發狀況

如果是安排在假日的活動,可以把行程排鬆一點,不用像是出國跟團一樣把每個時間段都塞滿,平日工作已經很緊繃,假日也無法好好休息,只會降低下一次參與的意願而已。

另外,安排活動前也可以私底下先調查哪些活動能夠提高團隊的參與度,若公司大部分的人都是外向、喜歡室外活動的,安排漆彈或生存遊戲的感覺就不錯 ; 反之,不想假日還那麼勞累,就可以去密室逃脫、桌遊等,相對靜態一些的活動。所以觀察團隊的喜好也是日常不能漏掉的課題之一。

規劃的時候也可以先預想各種可能會發生的突發狀況,以確保活動可以順利進行,但如果真的遇到了無法想像的情況,也是考驗自身危機處理的能力,所以就放寬心面對一切吧(笑ww

最後,活動結束後的復盤才是最重要的一個環節,需要列出

  • 本次活動達到了哪些目的
  • 搜集參與人員的反饋
  • 整理花費總額
  • 有哪些點是下次可以改善的

想要將活動辦得越來越好,這是必不可少的步驟,除了是一個成果之外,更是下次辦活動的依據及參考,知道了現在團隊還缺少什麼,下次就可以朝這個方向去規劃了。

 


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