B2B物流業委託5xRuby開發追蹤系統，大幅提升服務效率
身為台灣前三大物流品牌，客戶背負著國際品牌對「運送」的更多期待。
隨訂單成長，客戶慣用的追蹤系統逐漸難以負荷。即便是內部系統，它也需要變得更強大，效率更好。
當客戶選擇開發公司時，有幾個必要條件：
- 開發團隊必須擁有令人信賴的口碑與開發品質，不要拼裝車，不要留技術債。
- 完好的技術轉移，讓系統完成後的內部團隊可以無縫接手。
懷抱著對品質的期待，客戶毅然選擇曾有良好合作經驗的5xRuby，期待我們能協助串起追蹤物流狀態的複雜程序，協助他們增加工作效率，提升服務品質。
解構規格時，因著物流業的行業特性，我們面臨幾個挑戰：
- 資料正確度 V.S 出貨效率：
在物流業，速度就是一切。
過往為了趕上出貨目標，貨物進單時會先輸入粗略資料，正確度不是首要考量，而是搶快先讓貨物出貨，而後再更正。
在這個階段，雖然重要的是速度，但舊系統缺乏彈性，使得事後更正時需要大量IT人力手動作業，處理出貨的團隊無法自行調整，達成速度後，卻有龐大人力需求等在後頭。
若一開始登打時對每個欄位都檢核，卻會拖慢遞送速度。要不影響速度為前提卻能有效降低資料錯誤，是第一個挑戰。
- invoice 自動化：
跨國運送貨品時，航班和貨車的出發狀況監控與對客戶的承諾環環相扣。
每筆訂單依照配送路徑又常會橫跨多時區 / 多部貨運航班 / 多台卡車。
過去資料因為登打時不檢核正確性，依照負責人習慣不同就有多種寫法，人工計算時區時，又難免出現疏失，重重問題追蹤狀況變得困難，無形中也堆疊行政成本。
而運送資料在開立invoice對客戶請款時都是必備資料，過去要開立正確的 invoice，必須等問題一和二的資料更正後才能作業，請款手續經常推遲數週到1個月。
- 跨訂單報表查詢：
舊系統因為資料庫設計問題，無法針對單一欄位查詢資料，當遇到有貨物分派不同航班 / 需要轉機 / 不同貨車出發等狀況，亦無法透過搜尋日期等客製條件統一檢視報表，增添管理難度。
解決方式
首先，我們將可定制化的資料，如航班、時區等更改為系統內建，不再由人工填寫，由管理者統一管理。5xRuby製作動態時區換算系統，可即時依照貨機出發 / 著陸狀態計算當地到達時間，方便做進一步的訂單管理。由於客戶辦公室分佈全球，系統可以依照全球各點不同時區自動計算運送方式 / 運送狀態 / 單號的出發與抵達時間，統一整合到SLA。
接著，重構資料庫，使跨訂單 / 跨時區 / 貨運 / 航班搜尋變成可能，團隊及管理階層可依照管理需求客製配送報表與搜尋條件。對所有貨物遞送狀況的掌握度更好，服務客戶也能更到位。
在開發過程中，客戶也派工程師駐點我們辦公室，當有技術相關疑問或需要討論的事項都能快速討論，團隊直接將技術分享給客戶的IT，也間接協助後續客戶團隊接手更加順暢。
新系統上線後，從平均單月10~20件的登打資料錯誤，藉由前端輸入檢核欄位的調整，自動化航班、跨國時區計算，改善到錯誤率趨近0。
自動化invoice功能大幅增進付款作業效率，因龐大工作量帶來每月數起、平均2週~1個月的付款遲滯，至今也能完全解決。
結案後，5xRuby也提供齊備的交付文件，使內部團隊可以無痛接手。
數月合作以來，5xRuby順利解決困擾客戶多時的系統問題，在新舊系統併行期間中，針對未知需求，也能靈活應對。例如在突然需要Javascript的狀況，便開發了針對未來能快速轉換成 Vue 的簡易框架來對應突發狀況。
面對艱鉅的任務，我們將之化為可能，解決來自客戶的任務，更創造讓自己引以為傲的專案。