B2B物流企業が5xRubyに追跡システムの開発を委託し、サービス効率を大幅に向上
台湾の物流ブランド上位3社の一つとして、クライアントは国際的なブランドから「配送」に対する大きな期待を背負っています。
受注の増加に伴い、クライアントが使い慣れた追跡システムは次第に負荷に耐えられなくなっていきました。社内システムであっても、より強力で効率的なものにする必要がありました。
クライアントが開発会社を選ぶにあたっては、いくつかの必須条件がありました。
- 開発チームが信頼できる評判と開発品質を備えていること。継ぎはぎのシステムにせず、技術的負債を残さないこと。
- 十分な技術移転を行い、システム完成後に社内チームがシームレスに引き継げること。
品質への期待を胸に、クライアントは以前にも良好な協業経験のあった5xRubyを迷わず選びました。物流状況を追跡する複雑なプロセスをつなぎ、業務効率とサービス品質の向上を支援することが期待されていました。
仕様を分解する中で、物流業界ならではの特性から、私たちはいくつかの課題に直面しました。
- データの正確性 vs. 出荷効率：
物流業界では、スピードがすべてです。
これまでは出荷目標に間に合わせるため、貨物の受付時にはまず大まかなデータを入力していました。正確性は最優先ではなく、とにかく先に貨物を出荷し、後から修正するという運用でした。
この段階ではスピードが重要とはいえ、旧システムは柔軟性に欠けていたため、事後の修正には大量のIT人員による手作業が必要で、出荷を担当するチームが自ら修正することはできませんでした。スピードは達成できても、その後には膨大な人的リソースが必要になっていたのです。
一方、最初の入力時にすべての項目をチェックすると、配送のスピードが落ちてしまいます。スピードを損なわないことを前提に、データの誤りを効果的に減らすことが最初の課題でした。
- invoiceの自動化：
国際輸送では、フライトやトラックの出発状況の監視と、顧客への約束が密接に結びついています。
各注文は配送ルートによって、複数のタイムゾーン／複数の貨物便／複数のトラックにまたがることがよくあります。
これまでは入力時に正確性をチェックしていなかったため、担当者の習慣によって記載方法がまちまちでした。さらに手作業でタイムゾーンを計算する際にはミスも避けられず、問題が積み重なって状況の追跡が困難になり、知らず知らずのうちに管理コストもかさんでいました。
また、輸送データはinvoiceを発行して顧客に請求する際に不可欠なデータです。これまでは正確なinvoiceを発行するには、課題1と課題2のデータ修正が終わるのを待たなければならず、請求手続きはしばしば数週間から1か月遅れていました。
- 注文横断のレポート検索：
旧システムはデータベース設計の問題により、単一の項目でデータを検索することができませんでした。貨物が異なる便に割り当てられる／乗り継ぎが必要になる／異なるトラックで出発するといった状況では、日付などのカスタム条件でレポートをまとめて確認することもできず、管理の難易度を高めていました。
解決策
まず、便名やタイムゾーンなどのカスタマイズ可能なデータをシステムに組み込み、人手による入力をやめて管理者が一元管理するようにしました。5xRubyは動的なタイムゾーン換算システムを構築し、貨物機の出発／着陸状況に応じて現地の到着時刻をリアルタイムで算出できるようにし、さらなる注文管理を容易にしました。クライアントのオフィスは世界各地に分布しているため、システムは世界各拠点のタイムゾーンに応じて、輸送方法／輸送状況／伝票番号ごとの出発・到着時刻を自動計算し、SLAに一元的に統合できるようになりました。
次に、データベースを再構築し、注文横断／タイムゾーン横断／貨物／便での検索を可能にしました。チームや管理職は、管理上のニーズに応じて配送レポートや検索条件をカスタマイズできます。すべての貨物の配送状況をより的確に把握できるようになり、顧客へのサービスもより行き届いたものになりました。
開発期間中、クライアントはエンジニアを当社オフィスに常駐させ、技術的な疑問や検討事項があればすぐに話し合える体制をとりました。チームは技術をクライアントのIT部門に直接共有し、その後のクライアントチームへのスムーズな引き継ぎにも間接的に貢献しました。
新システムの稼働後、フロントエンドの入力チェック項目の調整、便情報の自動化、国際的なタイムゾーン計算により、月平均10〜20件あった入力データの誤りは、エラー率がほぼゼロにまで改善されました。
invoiceの自動化機能によって支払い業務の効率も大幅に向上しました。膨大な業務量が原因で毎月数件発生し、平均2週間〜1か月に及んでいた支払いの遅延も、現在では完全に解消されています。
プロジェクト完了後には、5xRubyは充実した納品ドキュメントも提供し、社内チームが無理なく引き継げるようにしました。
数か月にわたる協業を通じて、5xRubyは長年クライアントを悩ませてきたシステムの問題を解決しました。新旧システムの並行稼働期間中も、予期しない要件に柔軟に対応しました。たとえば突然Javascriptが必要になった際には、将来Vueへ素早く移行できるシンプルなフレームワークを開発し、突発的な状況に対応しました。
困難な任務を可能へと変え、クライアントの課題を解決するとともに、私たち自身が誇れるプロジェクトを生み出すことができました。