企業は社員にとって最適なリモートワーク環境をどう整えるべきか？
コロナ禍が突如として広がり、多くの企業が在宅勤務（Work from home、WFH）を導入した結果、社員のデジタルツールへの需要が大きく高まりました。これは企業にとって新たな試練となり、企業はリモート環境において、社員が使う最適なデジタルツールを用意しなければならなくなりました。市場調査会社 Wakefield Research の調査によると、企業のハイブリッドワーク（Hybrid Work）はまもなく新たな常識になるといいます。調査では、53% の社員がハイブリッドワークによって意欲を維持でき、仕事の効率も高まると考えており、その中でデジタルツールも極めて重要な補助的役割を果たしていることが示されています。
現在、台湾の一部の企業では WFH が 1 か月以上続いていますが、今なお「適応段階」にある社員も少なくありません。5xRuby 共同創業者の趙子皓（Tsehau Chao）によると、5xRuby はもともとソフトウェア開発会社であるため、デジタルツールの導入には高い感度を持っており、在宅勤務の実施前から社員にはリモートで働く習慣がありました。それでも彼女は、感染警戒レベルが第 3 級に引き上げられた後、社員の在宅勤務に影響を与えた実際の状況をいくつか紹介しています。一つ目は設備の問題です。エンジニアはプレビューしやすいようにデュアルモニターでコードを書くことに慣れていますが、自宅のモニターは十分な大きさではありません。自宅の椅子もオフィスチェアほど快適ではなく、長時間座って仕事をするのには向いていません。さらに、自宅の回線帯域が足りないといった問題もあります。
二つ目は環境の問題です。同居している家族、特に高齢者や子どもが家の中を動き回ることは、最も直接的な仕事の妨げになります。「環境の都合で、子ども用の学習机で仕事をしている社員さえいます」。自宅に仕事に適したスペースを確保するのは簡単ではありません。また、契約書への押印、行政文書、人事手続き書類など、「紙」に関わる業務も在宅では処理が難しく、こうした「省略できない」手続きは、やはり出社して対応する必要があります。
社員の在宅勤務：企業への 2 つの提案
設備や環境の要因に加え、社員は気持ちの面での問題にも向き合わなければなりません。WFH の導入後、社員が自宅できちんと仕事をしていないのではないかと心配し、次々と業務監視のルールを課したり、労働時間で社員の生産性を数値化したりする企業もあります。これについて趙子皓は、企業はもっと社員を信頼し、思いやるべきだと述べています。実際のところ、社員が出社していても 8 時間ずっと仕事に集中しているとは限りません。企業に明確な業務基準があれば、社員は自宅でもそれに従って仕事を進めます。企業には次の 2 つを試してみることをおすすめします。
1. 「非同期コミュニケーション」を身につける
オフィスでの対面のやり取りがなくなったことで、上司と社員のコミュニケーションの大部分は文字によるものになりました。社員の状況を把握しようとして頻繁にメッセージをやり取りすることもありますが、それが互いの負担になってしまいます。在宅勤務の環境は変動要因が多く、社員もさまざまなストレスを抱えがちです。企業は社員と積極的にコミュニケーションの呼吸を合わせ、仕事を任せた後は、常にメッセージを往復させるのではなく、社員が自分のペースで仕事を進められるようにすべきです。社員の側も、上司に自ら報告やフィードバックを行うことを意識し、効率的なコミュニケーションを実現する必要があります。
2. 「仕事の儀式感」をつくる
すべての社員が時間管理の達人というわけではありません。企業は仕事におけるルーティン、つまり「儀式感」を積極的につくり、社員一人ひとりがリモートでも仕事モードに入れるよう支援すべきです。たとえば毎朝の朝会や毎日の業務目標などのように、普段オフィスで行っている定例の予定をオンラインに移して密につながり、それ以外の時間は社員が自由に調整できるようにします。趙子皓によると、5xRuby ではコロナ禍という特別な期間中、社員に毎週 8 時間の「家族ケア休暇」という福利厚生も提供しており、勤務時間中でも食料の買い出しに出かけられるようにして、在宅勤務と家族の世話による社員の心理的負担を軽減しています。
デジタルツールを使いこなす発想を育てる：IT インフラの基盤を整える
以上を踏まえ、趙子皓は、コロナ禍の影響がなくても、企業は普段から社員がデジタルツールを使いこなす発想を育て、次の 3 つの重要な IT インフラの基盤を整えておくべきだと述べています。
セキュリティ意識：リモートワークにおいて最も基本的に押さえるべき点です。企業も社員も正しいセキュリティの考え方を身につけることで、双方の情報のやり取りの安全を確保できます。
仮想デスクトップ基盤（Virtual Desktop Infrastructure、VDI）：ユーザーはネットワーク接続を通じて、デスクトップアプリケーションや業務ソフトウェアにリモートでアクセスでき、自宅のパソコンのハードウェアの制約を受けません。社員が仕事で直面する困難を本当の意味で解消でき、企業側もリモートで社員の権限を管理し、利用履歴を記録できるため、社員との連携がうまくいきます。
シングルサインオン（Single Sign-On、SSO）：社員は 1 組の ID とパスワードだけで複数のサービスにログインできます。業務中に何度も認証を繰り返して時間を浪費することも、複数の ID とパスワードを覚えて記憶力を試されることもありません。企業にとっても、IT 上のさまざまな社内サービスの権限などを一元管理しやすくなります。
今後もリモートワークという働き方は続いていく可能性があります。趙子皓は、企業は自社に合った「デジタルツールのソリューション」をいち早く見つけ、変化の激しい働く環境に社員が適応できるよう導く必要があると考えています。
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会社概要
5xRuby（五倍紅寶石股份有限公司）は 2014 年に設立された、台湾で Ruby プログラミング言語に精通した代表的な企業の一つで、Ruby on Rails フレームワークを中心としたウェブサービスを手がけています。顧客ブランドは台湾、シンガポール、日本などに広がり、海外スタートアップの越境 EC サービス開発を支援してシリーズ A の資金調達成功に貢献したほか、多くの台湾上場企業向けに自社アプリやウェブサービスを開発してきました。ブランドへの技術相談や企業向け技術顧問などを通じてウェブ開発の基盤づくりを全面的に支え、専門的なウェブソリューションを提供しています。
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